تعد صناعة المعارض والمؤتمرات والملتقيات والمنتديات والندوات من أهم الأدوات الاقتصادية، وقد اهتمت الدولة بها اهتماما خاصا لتنميتها، واستحدثت الجمعيات والمنظمات ومراكز الأبحاث المتخصصة فيها، وازدادت الاستثمارات في المنشآت والشركات المنظمة والموردة لها، وتنامى عدد العاملين فيها، حتى أصبحت صناعة لها كيانها، ومصدرا اقتصاديا مهما، مع توافر جهات خاصة تستفيد منها، وجهات حكومية تشرف عليها، وتعمل على تطويرها، وتشكل صناعة الاجتماعات عنصرا مهما في النمو المستقبلي للاقتصاد العالمي، وجزءا أساسيا في نقل المعلومات وانتشار المعرفة والممارسات المهنية، وعاملا رئيسا في بناء التفاهم والعلاقات بين الدول والثقافات والحضارات . وتعد المشاركة في المعارض والمؤتمرات أحد أدوات التسويق البصري و الإعلان عن الأعمال والمشاريع والمبادرات و ومن خلالها يمكن إنشاء والحفاظ على العلاقات مع العملاء حيث نلاحظ تزايد في عصر الرقمية في الاعتماد عليها ، كما أن هذه مؤتمرات و ندوات أو ورش عمل تساهم في الوصول الى القطاع العريض من الجمهور. هذه الأنشطه تشكل و حتى تنجح يجب أن يتم التخطيط لهذه الأنشطة بصورة فعالة .
استراتيجية تنظيم المعارض والمؤتمرات
عند التفكير في تنظيم المعارض و المؤتمرات، يجب أن يتضمن خطة زمنية محددة لضمان نجاحها، ومن أهم عناصرها:
- جمع المعلومات والمشاريع المطروحة لمناقشتها خلال المعرض أو المؤتمر
- حجز الموقع والمكان المناسب، ويفضل منطقة الراعي الاستراتيجي للفعالية
- تحديد الهدف من المشاركة والجمهور المستهدف لإستقطابة
- تنظيم الجدول الزمني للمعرض ( الافتتاح ، تدشين ، توقيع اتفاقيات ، استقبال الشخصيات، ورش العمل ..)
- التواصل مع الجهات الإعلامية لتغطية الحدث و توجيه الدعوة للاشخاص المهتمين قبل عقد المؤتمر او الورشة بوقت كافي
- إقامة أنشطة تفاعلية لجذب الزوار داخل الجناح
- الحرص على توزيع عدد من الهدايا الترويجية التي تحمل شعارات الشركة أو المطبوعات التذكارية
- عمل استطلاع للرأي لرصد أهم الإيجابيات والسلبيات حول التنظيمات
كيفية إعداد موجز التصميم لمصممي جناح المعرض الخاص بك
تفاصيل حول الحدث المعرض
- ما هو الحدث التجاري الذي تحضره؟
- ما هي أبعاد الجناح المحجوز؟
- هل سيتم إقامة الحدث في الداخل في صالة عرض تقليدية دائمة أو في الهواء الطلق في صالة عرض خارجية ؟
- ما نوع مساحة الحامل التي حجزتها – Space Only أو Shell Scheme؟
- ما هي مدة التركيب / التفكيك؟ سيؤدي ذلك إلى تحديد مدى تعقيد بناء المنصة النهائية الذي سيحدده مصممو حامل المعرض.
الرسائل الرئيسية والقصة التي تريد توصيلها لزوار جناح المعرض
- ما هي الرسائل الرئيسية التي تريد توصيلها لزوار الجناح ؟
- ما هي العلامات التجارية التي ستعرض على الجناح؟
- ما هو التسلسل الهرمي للعلامة التجارية للجناح؟
- هل سيقوم مصممو الجرافيك أو وكالة التصميم الحالية بإعداد أعمال فن تصميم الجرافيك بالمعرض ؟
- هل لديك رسومات فيديو ستحتاج إلى عرضها على شاشات AV؟ من سيحتاج إلى إعداد هذا ؟
- هل تحتاج إلى عرض شعارك حول الحامل باستخدام جهاز عرض ضوئي Gobo مزود بمصباح كهربائي عالي الطاقة؟ كم تحتاج؟
تفاصيل حول المنتجات والخدمات التي تريد الترويج لها في جناح المعرض
- ما المنتجات التي تريد عرضها على جناح المعرض؟
- هل ستقوم بتسليم هذه العناصر إلى مكان المعرض ، أم أنك ستحتاج تنظيم لوجستيات المعرض ونقل جميع المنتجات وأجهزة العرض من وإلى ساحة العرض؟
- ما هي ماركات المنتجات التي ستعرض على الجناح؟ ما هو التسلسل الهرمي للعلامة التجارية للمقصورة؟
- هل ستقوم بإجراء أي عروض منتجات حية على جناح المعرض؟
- هل ستحتاج عروض المنتجات هذه إلى أي أنظمة عناوين عامة أو معدات AV ؟
- هل ستحتاج إلى أي عرض للمنتجات؟ إذا كان الأمر كذلك – فكم وكم يعرض نوع العرض؟
- هل تتطلب أي منتجات أو أجهزة معروضة أي إمدادات كهربائية خاصة من 3 مراحل أو هواء مضغوط أو اتصال بالإنترنت / البيانات
تفاصيل حول المنتجات وإشراك العملاء في جناح المعرض
- كم عدد الأنواع المختلفة من كتيبات المنتجات التي تريد عرضها على جناح المعرض؟
- كم عدد نقاط توزيع الكتيبات التي تريدها في جناح المعرض؟
- هل تحتاج إلى شاشات AV على منصة العرض للترويج للمنتجات والخدمات؟
- كم عدد شاشات AV وما حجم شاشات AV التي تحتاجها على حامل المعرض؟
- هل تحتاج إلى أي نقاط محطة ipad أو شاشات تعمل باللمس على حامل المعرض للوصول إلى معلومات المنتج والخدمة؟
- كم عدد طاولات العرض وما هو الحجم الذي تحتاجه في جناح المعرض؟
- هل تحتاج إلى شاشات AV أكبر في شكل جدران الفيديو على حامل المعرض؟
- هل ترغب في أن تجذب أي من عروض مشاركة العملاء على منصة المعرض عملاءك إلى المنصة – الألعاب التفاعلية وأجهزة المحاكاة وسماعات الواقع الافتراضي وعروض الواقع المعزز والتجارب التفاعلية
تفاصيل حول نوع المعرض الذي تحتاجه للمعرض
- هل ترغب في شراء منصة عرض مباشرة أو هل ترغب في استئجار جناح للمعارض في حدث “لمرة واحدة”؟
- هل تحتاج إلى حامل وحدات نمطية – أو منصات عرض مخصصة ؟
- إذا كنت ترغب في شراء منصة عرض للاستخدام في فعاليات متعددة – هل تحتاج إلى مكان لتخزين أثاث المعرض ، ليكون جاهز للاستخدام في الحدث التالي؟
- ما هي مساحة المعرض التي حجزتها في الحدث – مساحة “Space-Only” أو “Shell Shell”؟
- ما هي أبعاد حامل مساحة المعرض التي حجزتها؟
- كم عدد الجوانب التي لها جدران مجاورة وكم من الجوانب مفتوحة ؟
- هل تأتي مساحة حامل المعرض الخاص بك مع أي إمدادات كهربائية / مآخذ طاقة أو عناصر إضاءة محجوزة مسبقًا؟
تفاصيل حول الضيافة داخل جناح المعرض
- كم عدد نقاط استقبال العملاء التي تحتاجها في جناح المعرض؟
- هل ستقدم أي مرطبات من نقاط استقبال العملاء هذه – مثل الشاي أو القهوة – في جناح المعرض؟
- هل ستحتاج إلى ثلاجة في جناح العرض ، لتقديم المشروبات الباردة
- كم عدد مناطق \ غرف اجتماع العملاء التي تحتاجها في جناح المعرض؟
- هل تحتاج إلى طاولات و bar أو مناطق جلوس للراحة في جناح المعرض ؟
- هل تحتاج إلى قاعة اجتماعات خاصة لكبار الشخصيات أو ربما غرف اجتماعات خاصة متعددة في جناح المعرض ؟
- كم وحجم غرف الاجتماعات هذه تحتاج إلى أن تكون في جناح المعرض؟
- هل تحتاج إلى غرفة تخزين في جناح المعرض لتخزين مخزون استقبال العملاء والمطبوعات والهدايا في جناح المعرض ؟
تفاصيل حول ميزانية المشروع للمعرض
- ما هي ميزانية مشروع تصميم وبناء المعرض؟
- هل تم تخصيص هذه الميزانية للمشروع الكلي أم فقط لعناصر تصميم وبناء جناح المعرض ؟