تعريف إدارة الفعاليات events management
- أولاً: الإدارة هي عملية توجيه وتخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة وصنع قرار باستخدام الموارد المالية والبشرية والمادية والمعلوماتية لتحقيق هدف ما بكفاءة وفعالية
- ثانياً: الفعاليات هي اجتماع لأشخاص فى مكان معين وزمان محدد لتحقيق هدف
- ثالثا: إدارة الفعاليات هي تطبيق الأساليب الإدارية بكفاءة وفعالية لتحقيق أهداف الاجتماع
كيف تخطط لحدث
من مرحلة التخطيط المسبق إلى يوم الحدث ، هناك الكثير لتنظيمه ومتابعته، اتبع خطوات تخطيط الحدث أدناه لتوفير وقتك وميزانيتك عند تنظيم وظيفة ناجحة.
إنشاء قائمة مهام لتخطيط الفعالية
- يمكن لقائمة المهام أن تحدث فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لحدث ما.
- ستساعدك قائمة مراجعة تخطيط الأحداث أنت وفريقك على تتبع الأشياء التي يحتاجون إليها لرعاية وتنفيذ الأشياء التي لا تشوبها شائبة.
- فيما يلي نموذج قائمة تخطيط لتخطيط الأحداث في شكل خريطة ذهنية. يمكنك تخصيصه وفقًا لحدثك ودعوة فريقك للتعاون في الوقت الفعلي أيضًا.
تحديد هدف الفعالية
- يعد تحديد هدف هذا الحدث الخاص بك أحد الأشياء الأولى التي تحتاج إلى القيام بها عند التخطيط لحدث ما. الأهداف يمكن أن تكون متنوعة. الإيرادات ، اهتمام وسائل الإعلام ، جمع الأموال ، عدد الحاضرين ، إطلاق منتج جديد ، إلخ.
- حدد الغرض من هذا الحدث الخاص بك أو ما تريد إنجازه به. وتأكد من أن الهدف الذي حددته يلتزم بمعايير SMART ، أو بمعنى آخر ، محدد وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وواقعي وفي الوقت المناسب.
تنظيم فريقك
- قم بتجميع فريق كفء يمكنه مساعدتك في تحقيق الهدف الذي حددته ويمكنك تفويض عملك دون تفكير ثانٍ.
- يمكن أن يساعدك المخطط التنظيمي مثل المخطط أدناه في توضيح الأدوار والمسؤوليات وعلاقات الإبلاغ بين أعضاء الفريق.
- أثناء تعيين مسؤوليات كل عضو ، من المهم أيضًا معرفة طرق التواصل معهم (مثل برامج الدردشة والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك) طوال عملية التخطيط. ولا تنس عقد اجتماعات منتظمة للجان لمناقشة التقدم المحرز في التخطيط وأي قضايا.
- قم بإنشاء جدول زمني لتخطيط الأحداث لتسليط الضوء على المهام الفردية التي تحتاج إلى إكمالها والمواعيد النهائية ذات الصلة. سوف يساعد فريقك على تتبع الأشياء.
تحديد ميزانيتك
قبل البدء في التخطيط ، تحتاج إلى النظر في ميزانيتك ومعرفة ما إذا كانت احتياجات التخطيط للحدث تتماشى معها.
فيما يلي المجالات الرئيسية التي تحتاج إلى تضمينها عند بناء ميزانية الفعالية . قد لا تحتوي بعض هذه العناصر على تكاليف ثابتة ، ولكن من المهم إجراء تقديرات تقريبية من أجل تحديد ما إذا كان بإمكانك شراءها بالفعل.
- المكان – يمكن أن يشمل ذلك المبالغ التي يتعين عليك إجراؤها من أجل استئجار (قاعات) القاعة / الغرف ، ودائع الأمن ، ومواقف السيارات ، إلخ.
- الموظفون – ضع في اعتبارك الميزانية التي يتعين عليك تخصيصها لوجبات الموظفين والنقل والمساكن ، خاصةً إذا كان الحدث خارج المدينة.
- الطعام والمشروبات: الطعام والماء من العناصر الأساسية التي تحتاجها لهذا الحدث. فكر في العديد من خيارات المطاعم حتى تجد خيارًا يناسب احتياجاتك وميزانيتك.
- الترفيه – هل ستحتاج إلى أي موسيقيين أو دي جي أو مكبرات صوت؟ تخصيص أموال لهم وكذلك تكاليف النقل والسكن المرتبطة بها.
- الأوسمة – إذا كنت ستزين قاعة الأحداث أو المسرح بالورود والأضواء ، وما إلى ذلك ، فأنت بحاجة إلى تقدير التكلفة لهم.
- التسويق – يجب أن يشمل هذا أي أموال يتعين عليك إنفاقها على جهدك لتسويق هذا الحدث ، سواء كان ذلك لإعلانات Facebook أو الملصقات أو النشرات الإعلانية.
- A / V – ويشمل ذلك جميع المعدات مثل الميكروفونات ، مكبرات الصوت ، واي فاي ، والكابلات ، وأجهزة العرض ، إلخ.
- قم بدعوة أعضاء الفريق المسؤولين عن المناطق المختلفة لإكمال المخطط مع التكاليف ذات الصلة.
حدد التاريخ واحجز مكانك
قد يكون لديك تاريخ محدد مسبقًا إذا كانت فعالية متكررة. ومع ذلك ، إذا كان الأمر متروكًا لك ، فإليك بعض الأشياء التي تحتاج إلى الانتباه إليها.
- هل لديك ما يكفي من الوقت للتخطيط قبل يوم الفعالية؟
- تخطي العطلات مثل الأعياد أو المناسبات العالمية والوطنية
- تحقق مما إذا كانت جداول المشاركين الرئيسيين متاحة في ذلك اليوم
- وفي هذه الحالة ، اختر ثاني أفضل موعد
بمجرد تحديد موعد ، ابدأ في البحث عن مكان يناسب احتياجاتك. هنا أيضا تحتاج إلى مراجعة:
- اذا كان ذلك متاحًا في التاريخ وإلى أي مدى تحتاج إلى حجزه مسبقًا
- سياسات الدفع والاسترداد والإلغاء الخاصة بهم
- اذا كان يناسب نوع الفعالية المخطط لها
- هل يوفر المكان معدات A V ، واي فاي؟
- ترتيبات الجلوس الخاصة بك واحتياجات وقوف السيارات
تحديد فئات الرعاة
يمكن للمنظمات والجهات الراعية للفعالية المساعدة في خفض التكاليف والعثور على المزيد من فرص الإعلان وتوسيع نطاق جمهورك ومساعدتك في التخطيط لهذا الحدث. وعندما تبحث عن شركاء ، عليك التأكد من أن رؤيتهم تكمل رؤيتك.
تسويق الفعالية :
هناك طرق متنوعة لتسويق هذه الفعالية ، اعتمادًا على أفضل طريقة للوصول إلى جمهورك المستهدف ، يمكنك الاستفادة من تسويق البريد الإلكتروني أو النشرات أو وسائل التواصل الاجتماعي أو التلفزيون أو الراديو أو الدعوات ، إلخ.
استعد لمواد التسويق الخاصة بك لأن ميزانيتك تسمح لك بذلك. يمكن أن يشمل ذلك الشعارات واللافتات والملصقات والنشرات والدعوات والنشرات الإخبارية ، إلخ.
الاستعدادات النهائية
تقع الفعالية على بعد أيام فقط ، وهناك أشياء قليلة تحتاج إلى القيام بها لتجنب أي انتكاسات.
- تحقق مع الممون الخاص بك وتأكد من القائمة ، عرض الطعام وتفاصيل التقديم ، إلخ.
- تأكد من أن المكان جاهز للإعداد في التاريخ والوقت الذي حجزته فيه
- تحقق من جميع المعدات الأخرى التي تحتاجها لهذا الحدث. لا تنس اختبارها لمعرفة ما إذا كانت تعمل عندما تقوم في النهاية بإعدادها.
- إنشاء جدول الحدث بالنسبة لك وكذلك فريقك وإرسال رسائل تذكيرية إلى الحاضرين والمقدّمين / المتحدثين والرعاة والشركاء
هل أنت مستعد للتخطيط للفعالية التالية؟
سواء كنت مخطط فعاليات أو مبتدئًا ، نأمل أن تساعدك هذه الخطوات في إعادة تنظيم عمليتك على نحو فعال. امتلك الأدوات الصحيحة والفريق المناسب جاهز وأنت على استعداد للذهاب. تأكد من استخدام قالب قائمة تخطيط الفعاليات عند التخطيط للفعالية التالية.