الجزء الثالث من دورة (إدارة وتخطيط الفعاليات والمؤتمرات)
- التخطيط المسبق
- الخطة السنوية لتنظيم المناسبات
- محتويات المطبوعات ومواصفاتها الفنية .
التخطيط المسبق للفعاليات:
يتطلب الأمر تحقيق المزيد من التخطيط المسبق و التنظيم و الذي يشمل تحديد المتحدثين الرئيسيين و الجمهور و توقيتات تحدث الجمهور و من سيتولى تنظيم المناقشة و تحديد الأوقات المخصصة للحديث و يشمل كذلك التنظيم للمؤتمرات و المعارض تحديد الرسوم المالية المتطلبة من المشاركين إذا تواجد حفل استقبال في المؤتمر أم لا و هل توجد مطبوعات محددة سيتم توزيعها على المشاركين في المؤتمر.
و في مرحلة التنفيذ و التي تلي مرحلة التخطيط للمؤتمر أو المعرض يجب تصميم جداول زمنية محددة للانتهاء من حجز مكان المؤتمر أو المعرض و الانتهاء من إرسال الدعوات مع تحديد مهلة لتنفيذ كل تلك المهمات و الإجراءات المرتبطة بها من موافقات أمنية أو إدارية و غيرها.
كما يجب التحقق من مستلزمات نجاح المؤتمر من حيث التحقق من قوائم أسماء المشاركين و الأطعمة و المشروبات التي سيتم تقديمها و تحديد الجهات الإعلامية التي ستقوم بتغطية المؤتمر و نشر فعالياته و تنظيم تجهيزات الإقامة للضيوف حال الحاجة لذلك.
و بعد الانتهاء من فعاليات المؤتمر أو المعرض يتم تقديم استبيان للرأي للمشاركين فيه و يتم استعراض آرائهم بشأن الفعاليات التي تمت و الموضوعات التي تم مناقشتها و سائر الخدمات المرتبطة بالمؤتمر على أن تكون أسئلة الاستبيان محددة الإجابات مع إضافة مقترحات للتعامل مع السلبيات حال وجودها لضمان تحقيق المؤتمرات و المعارض المختلفة للأهداف المتطلبة منها.
الخطة السنوية لتنظيم المناسبات:
يجب على الجهة المنظمة وضع جدول يكون كمرجع رسمي للفعاليات والأحداث التي تستضيفها وتنظمها الجهة على مدار العام، الى جانب الفعاليات والمناسبات المحلية لضمان عدم تضاري المواعيد ويعتبر هذا الجدول نافذة تساعد على اكتشاف مدى مناسبة وقت الفعالية بشكل أفضل، وأداة تسويقية تساعد على التخطيط السليم والمدروس للفعالية لضمان الحضور الكثيف.
التنسيق الزمني للمناسبات والفعاليات ضرورة إعلامية فتزامن الفعاليات أو تضاربها أو تقارب مواعيدها في مدى زمني قصير يقلل من الاستفادة منها ويقصر من دورها الثقافي وهدفها الإعلامي كما أنه يؤكد سوء توزيع هذه المناسبات على مدار العام فتتكثف الفعاليات في شهور محددة وتغيب في بقية العام فيفقد النشاط الثقافي توازنه الزمني باشتعال قصير وخمود طويل.
نموذج للخطة السنوية:
مثال على أجندة الفعاليات والمناسبات المحلية:
- موقع عين الرياض http://www.eyeofriyadh.com/ar/events/
- السياحة السعودية http://www.saudievents.sa/ar/Pages/default.aspx
- بوابة سعودي: الفعاليات http://www.saudi.gov.sa/wps/portal/yesserRoot/events
- مركز الرياض الدولي للمؤتمرات والمعارض http://ricec.com.sa
المطبوعات ومواصفاتها الفنية:
يصدر عن المؤتمر أو الفعالية مطبوعات خاصة من نشرات تعريفية وإخبارية ومجلة خاصة بالمؤتمر، للتواصل مع الشرائح المستهدفة وتوضيح المحاور والمواضيع التي سوف تطرح في المؤتمر وكما تهدف هذه المطبوعات إلى إيصال وجهات نظر أصحاب الشأن عن كيفية تسهيل التعاون والتواصل بين القطاعات .
الإعداد لإنتاج المطبوعات الإعلامية:
- تخطيط وإنتاج المطبوعات المنشورات الإعلامية اللازمة
- الصور الفوتوغرافية واستخداماتها في إنتاج المطبوعات
- إعداد وإنتاج وتحرير المنشورات, والكتيبات المطبوعة, المطويات والملصقات الإعلامية
تشمل عملية إصدار المطبوعات، عدة مراحل:
- المرحلة الأولى: كتابة المحتوى،من خلال كاتب محتوى إبداعي باستخدام الفنون الصحفية المتنوعة كالخبر والتقرير والتحقيق والمقال والحوار عبر الفنون.
- المرحلة الثانية: التقاط الصور الخاصة بالمطبوعة بواسطة مصورين محترفين.
- المرحلة الثالثة: تصميم وإخراج المطبوعة، بواسطة خبراء محترفين في هذا المجال.
- المرحلة الرابعة: الطباعة والتوزيع.