الجزء الثاني من دورة (إدارة وتخطيط الفعاليات والمؤتمرات)

الجزء الثاني من دورة (إدارة وتخطيط الفعاليات والمؤتمرات):

• مواصفات العاملين في تنظيم المؤتمر الفعالية 
• التغلب علي صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر الفعالية 
• متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات 
• أسس تقييم تنظيم المؤتمرات والفعاليات

 

مواصفات العاملين في تنظيم المؤتمر الفعالية:

• قدرة الاقناع وكسب الثقة.
• شخصية جذابة بعيدة عن الهجومية.
• ذهن صافي دائما.
• تفكير منطقي.
• الابتكار والتصور والتخيل
• قدرة على مواجهة المواقف والمشاكل وفهم العلاقات المختلفة.
• الالمام بعلوم الاتصال ةالعلاقات والنفس والاجتماع والتسويق والاعلان
• القدرة على التحليل

 

صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر الفعالية :

ان تنظيم مؤتمر او ندوة في أي مجال من المجالات قد يصادفه صعوبات و عقبات بعضها عام أي انه يواجه أي نشاط من هذا النوع ايآ كانت اهافه و غاياته .

الصعوبات العامة :

• تتلخص هذه الصعوبات في عدم توفر التمويل اللازم لعقد النشاط . عدم وجود مشاركين قادرين على التفاعل و تبادل الخبرات و اكتساب المهارات , نقص الكادر البشري القادر على القيام بمثل هذه الانشطة , و كذلك وجود طابع تنظيمي مثل عدم وجود مكان ملائم لعقد المؤتمر او الندوة و البعد المكاني للمشاركين لمقر انعقاد النشاط و غياب التنسيق , عدم القدرة على الحصول على التصاريح المطلوبة لعقد النشاط .
• مثل هذه الصعوبات ذات الطابع العام تحتاج الى مزيد من الجهد و توفير التمويل اللازم و التنسيق و العناية بالكوادر البشرية و فتح خطوط اتصال و حوار مستمر مع الجهات المسؤولة من اجل تبادل الخبرات و الابقاء على قنوات اتصال مع المؤسسات المعنية بالنشاط من اجل تسهيل عقد هذه الدورة او المؤتمر.

الصعوبات الخاصة :

وهي جملة الصعوبات التي تنبع في الاساس من التحديات التي تواجه عقد ندوات او مؤتمرات .

• أ- صعوبة الموضوع : في بعض الحالات قد لا يستقبل المجتمع المحلي بارتياح بعض الموضوعات ذات الصلة بقضية ما إما لأنها لا تتفق بصورة او باخرى مع العادات و التقاليد السائدة أو نظرآ لأنها لا تتصل بصورة مباشرة بمفردات الحياة اليومية للمواطنين العاديين . يكمن الحل في ايجاد الكادر البشري الملم بابعاد موضوع النشاط و تجنب كل ما يضعف هذا النشاط .
• ب – ضعف القدرت التنظيمية : يقصد بذلك ان لا تتوفر لدى العاملن على عقد هذا النشاط القدرة على اقامة نشاط في هذا المجال و هو المجال المقترح نظرآ لأن بعض النشاطات تحتاج الى الخبراء في هذا المجال . يكمن الحل عندما يطرح مقترح لعقد نشاط لا بد من دراسته و ايجاد كوادر بشرية لتنظيم النشاط ذو خبرات سابقة .
• ج – تبسيط المفاهيم : يقصد بذلك جعل مفهوم عنوان الندوة في متناول ايدي الاشخاص العاديين أي ليس لهم خبرة في هذا النشاط .

 

متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات :

1. تحديد الهدف من وراء إقامة المؤتمر أو المعرض أو المهرجان أو الحفل أو الإفتتاحات أو أي نوع من الفعاليات المراد تنظيمها .
2. تحديد الأسس التي يعتمد عليها اختيار الزمان والمكان المناسبين لإقامة الحدث.
3. اختيار فريق عمل متخصص وتحديد التوصيف الوظيفي لأعضائه والمتطلبات اللازمة طوال مدة الحدث.
4. إعداد تصور كامل عن تنظيم الحدث بأدق تفاصيله المتعلقة بالتنظيم وتحركات الضيوف والحضور والمشاركين وتلبية كافة احتياجاتهم .
5. إعداد مخطط لآلية التحضير و التصميم و طباعة كافة المطبوعات اللازمة للحدث
6. إعداد آلية توزيع دعوات وسائل الإعلام والصحفيين لتغطية الحدث .
7. تصميم موقع إلكتروني على الإنترنت خاص بالحدث وتصميم شعار له.

 

أسس تقييم تنظيم المؤتمرات والفعاليات:

• اسلوب العرض .
• المشرفون
• مستوى التعاون و المشاركة

• ( ضع علامة امام الاختيار الذي يعبر عن رأيك ) ( تاكيد لمعلوماتك ) ( القليل من المعلومات الجديدة ) ( معلومات جديدة لها قيمتها )
• هل حصلت على كل ما تريد معرفته ؟ (نعم ) ( لا ) (لماذا لما لا ) ؟
• هل هناك شيء ترى انه لم يكن ضروريا ؟( اذكر )
• نرجو كتابة تعليقك المحدد على اسلوب العرض الذي اتبعه المشرف في هذه الندوة او المؤتر ؟
• ما الاسلوب الذي يمكن اتباعه من اجل تحسين هذه الندوة او الجلسة ؟