محاور الجزء الرابع والأخير من الدورة:
- تشكيل اللجان المنظمة للمؤتمرات والفعاليات
- مهام اللجان المنظمة
- متطلبات التنسيق بين اللجان
من المفترض لأى مؤتمر أن تخدم أهدافه العديد من اللجان، وهى تقل أو تكثر وفقاً لحـجم المؤتمر والغرض منه ومدة الإعداد له. وبصفة عامة يمكن تكوين اللجان الرئيسية والفرعية التالية:
أولاً: اللجان الرئيسية وتشمل:
- اللجنة العليا للمؤتمر أو لجنة الإشراف علي المؤتمر؛ وتكون برئاسة المسؤول الأول فى الجهة المنظمة للمؤتمر. وأهم أعمالها إقرار خطة المؤتمر واعتماد أهدافه، وتلقى تقارير اللجان الأخري عن أعمالها، والتنسيق بينها.
- اللجنة التحـضيرية؛ وتتولي إعداد خطة المؤتمر (وقت انعقاده ومكانه وميزاته التقديرية)، ورفع التشكيل المقترح للجان الأخري إلي اللجنة العليا، وتحـديد مهامها ومتابعة أعمالها، واقتراح مكافآتها، ورفع تقارير دورية للجنة العليا عما تم إنجازه من أعمال، وترشيح رؤساء وأعضاء اللجان.
ثانياً: اللجان الفرعية وتتفرع إلي لجان علمية وفنية وإدارية:
- اللجان العلمية وتشمل: لجنة تحـديد المحـاور والموضوعات، لجنة فحـص وتقويم البحـوث، لجنة التوصيات، ولجنة الكتاب الوثائقى والإعلامى.
- اللجان الفنية وتشمل: لجنة طباعة البحـوث ومطبوعات المؤتمر، لجنة تنظيم قاعة-قاعات المؤتمر، لجنة الترجمة، لجنة تسجيل المشاركين، لجنة الإعلام والإنترنت، ولجنة المتابعة.
- اللجان الإدارية وتشمل: لجنة استقبال رؤساء الوفود (للمؤتمرات السياسية، والكبيرة)، لجنة العلاقات والمراسم (للمؤتمرات العادية)، لجنة الإسكان، لجنة الإعاشة، لجنة التنقلات، لجنة ترتيب الحـجوزات، اللجنة المالية، لجنة السكرتارية والحـفظ، ولجنة الاتصال بمقر المؤتمر.
متطلبات التنسيق بين اللجان:
- تحـديد أهداف ومهام كل لجنة بوضوح تام، ومناقشتها عند إعدادها مع الرئيس المرشح لها.
- الطلب من رئيس كل لجنة أن يدرس مهام اللجان الأخري لتحـقيق غرضين؛ الأول تثقيفى بوقوف كل لجنة علي مهام اللجان الأخري، والثانى معرفة كل لجنة لدورهـا فـى مخـتلف مـراحـل الإعـداد والتنظيم للمؤتمر وعواقب تقصيرها علي إنجاز أعمال اللجان الأخري.
- التدرج فى ساعات العمل خاصة إذا كانت الفترة بين تكوين اللجان وانعقاد المؤتمر طويلة.
- إجراء اجتماعات دورية لكل لجنة، ولرؤساء اللجان مع لجنة الإشراف أو اللجنة التحـضيرية.
- وضع أسماء احـتياطية -لكل لجنة- لمواجهة احـتمال زيادة أعباء العمل.
- رسم خطة لتوجيه جهود عدد من أعضاء اللجان التى تنتهى أعمالها قبل انعقاد المؤتمر، مثل لجنة طباعة البحـوث أو لجنة فحـص وتقويم البحـوث.
- توزيع برنامج المؤتمر علي اللجان قبل فترة مناسبة من تاريخ انعقاده لدراسته وتحـديد ما هو مطلوب منها بشأنه.
- منح كل لجنة عاملة أثناء المؤتمر مجموعة من مطبوعاته وهداياه ووضع أسس توزيعها عن طريقها.
- أن يتناسب عدد أعضاء كل لجنة مع مهامها.
- وضع ضوابط الاستعانة فى لجان المؤتمر بأفراد من خارج الجهة المنظمة له.
- إيضاح أسس تقويم أداء اللجان مقدماً، وصرف المكافآت لأعضائها.