الجزء الأول من دورة (إدارة وتخطيط الفعاليات والمؤتمرات)

محاور الجزء الأول:

•  التعريف بمفهوم المؤتمر\ الفعالية و أهميته وخصائصه 
• التعريف بمراحل تنظيم المؤتمر\ الفعالية بدءا من مرحلة الفكرة وحتي التقييم 
• الاساليب العلمية في تنظيم وتوصيف عمل لجان المؤتمر\ الفعالية

 

التعريف بمفهوم المؤتمر\ الفعالية:

• هذا المصطلح يعني الحدث الأكبر عادة، حيث يجمع مئات بل الاف الأشخاص في مكان معين وفي زمن معين، ليتناقش المؤتمروون(جمهور، مشاركين، راعيين، صحفيين، منظمين، ضيوف…الخ) بموضوع محدد ليعرضوا افكارهم حوله ويخرجوا بالتوصيات المرجوة من تنظيمه.
• وتستمر المؤتمرات أحياناً لعدة أيام وقد تتضمن برامج اجتماعية متشعبة ومعارض. يتكون من جلسات عامة ومتخصصة.
• ويشمل الكثير من المؤتمرات الكبرى أعضاء من مختلف أنحاء العالم، ويتم فيها بحث القضايا ذات الاهتمام المحلي والعالمي.

 

أهمية المؤتمر\ الفعالية:

 تعد المؤتمرات و الفعاليات من الأساليب الفعالة في الترويج لقضايا الجمهور و توعيتهم و طرح ورقة عمل ومناقشة بعض الأمور و ايجاد الحلول لها ,حيث تسهم فيما يلي:

• تزويد المنسقين بفكرة عن الأبعاد التي من أجلها عقد المؤتمر أو الندوة مثل قضايا اقتصادية أو سياسية وما الى ذلك .
• تدريب المنسقين على الانخراط بصورة فعالة في مجال صنع القرار و دراسة الامور و اصدار التشريعات و اقامة العلاقات مع وسائل الاعلام .
• التوصل الى لغة مشتركة بين المنسقين و الاتفاق على عمل واحد بافكار واحدة للحصول على عمل مميز .
• التقريب بين مختلف وجهات النظر و الاراء المتنوعة و توفير الفرص للدعم المتبادل و التعلم .

اسس اعداد المؤتمرات و الندوات :

• تحديد الغرض من عقد المؤتمر او الندوة .
• الاعداد لعقد المؤتمر و يشمل الاعداد عدة خطوات ( اعداد المكان المناسب و الحصول على الموافقات و التصاريح من الجهات المسئولة
• توجيه الدعوة للاشخاص المهتمين قبل عقد المؤتمر او الندوة بوقت كافي.
• تنظيم جلسات المؤتمر او الندوة من حيث اعداد الجلسات و تسمية المتحدثين و التصال بهم ..الخ .
• تجهيز المطبوعات ( كتب – نشرات – بيانات صحفية ) التي سيجري توزيعها اثناء المؤتمر او الندوة .
• ارسال البيان الختامي للقاء كل من شارك في فعالاته مصحوبآ بخطاب
• تقييم المؤتمر و تحديد نقاط القوة و الضعف للاستفادة منها في المستقبل عند تخطيط و تنفيذ لقاءات مماثلة.

 

مراحل تنظيم المؤتمر (المخطط العام):

 قبل المؤتمر:

1. تخطيط البرنامج
   • ما هو ترتيب المتحدثين في المؤتمر او الندة؟
   • ما هي الموضوعات التي سيناقشها كل منهم؟
   • هل سيكون هناك متحدث أساسي؟
   • هل سيكون هناك حفل استقبال او مناسبة غير رسميه يحضرها كل او بعض المشاركين؟
   • ما هي المواد المكتوبه او المطبوعات التي ترغب في توزيعها على المشاركين؟
   • هل سيدفع المشاركون رسما ماليا للحضور؟ وما هو مقدر هذا الرسم؟
2. يجب أن يكون موضوع المؤتمر واضح و مشوق و معاصر up to date subject و يكون الهدف منه واضح (هل هو توعوي أو اكاديمي أو تطبيقي أو غير ذلك؟.
3. لضمان المشاركة الفاعلة على مستوى مهني عالي، لا بد أن تبرز نتائج المؤتمر المتوقعة مع توضيح المنفعة للمشاركة من الناحية المعلوماتية أو التعرف على العاملين في نفس المجال للتعاون المستقبلي.
4. يجب ان أن تكون هناك فكرة رئيسة theme ملفتة للمؤتمر و يكون تصميمها على مستوى عالي من الجودة. كما يستحسن ألا تزيد عدد أيام المؤتمر عن 3 أيام.
5. أنشئ موقعاً إلكترونياً للمؤتمر لا يحوي معلومات متضاربة.  إن الموقع الخالي من الأخطاء المنطقية أو اللغوية هو أول انطباع حسن يبقى في عقول المشاركين و غير المشاركين أيضاً.  تأكد من أن الموقع يحوي المعلومات الأساسية عن المؤتمر و حدثه باستمرار. أيضا وضح بالموقع الالكتروني الفنادق المتاحة و التخفيضات الخاصة بالمشاركين بالمؤتمر، و تأكد من أن اتجاهات الفنادق و مقر المؤتمر مذكورة بشكل ميّسر.
6. أعلن عن المؤتمر بكل السبل و من أهمها: الموقع الالكتروني المميز، مواقع الإعلان عن المؤتمرات بالنت، الخطابات و الايميلات المباشرة، الملصقات الدعائية، و الصحف الورقية و الالكترونية.
7. الموقع: تأكد أنه يمكن الوصول إلى موقع المؤتمر بسهولة من قبل الجميع، و أن المطاعم على مسافة قريبة. تجنب المكان النائي إلا إذا تم توفير وسيلة المواصلات المناسبة. و الأفضل إمكانية سكن المشاركين في نفس مكان انعقاد المؤتمر. و غالباً لا يُنصح بالارتباط بتسكين المشاركين في المؤتمر و يُكتفى بذكر الفنادق التي لها أسعار مخفضة.
8. الاتصالات: لا بد أن تكون هناك جهة مخوّلة بالرد يومياً – بدون تأخير – على استفسارات الراغبين بالمشاركة في المؤتمر، و لا بد أن تكون هذه الجهة قادرة على الرد بأسلوب مهني و باللغتين العربية و الانجليزية. حبذا إرسال رسائل الكترونية مستمرة و متواصلة من قبل المؤتمر إلى الأشخاص المشتركين بالمؤتمر و في جميع المراحل (التسجيل / تأكيد القبول/ إصدار التاشيرات/ اكتمال البرنامج العلمي … الخ.
9. من الأفضل جعل فترة تقديم البوسترات (في حالة وجودها ضمن انشطة المؤتمر) في خانة مستقلة من البرنامج العلمي للمؤتمر و حث الجميع لحضورها و المشاركة و الاستفادة منها.
   إنّ اشراك متطوعين من الطلاب في أعمال المؤتمر أثناء انعقاده سيعود بالخبرة على الطالب كما سيسهم في تنفيذ المهام المختلفة للمؤتمر.
10. تأكد من أنك انتهيت من كافة أعمال اللجنة العلمية قبل المؤتمر بوقت كافٍ حتى لا تتأخر عملية طباعة كتيبات و برامج المؤتمر. كما تأكد أن يكون كتاب المؤتمر شاملاً و كافياً بحد ذاته لإعطاء أغلب المعلومات عن المؤتمر مثل اللجان المنظمة و أعضائها و البرنامج العلمي و أسماء المحاضرين الرئيسيين و ملخصات محاضراتهم و أسماء المشاركين بأوراق علمية أو بمعلقات (Posters).

 

أثناء المؤتمر:

1. إدخال التقنيات الحديثة عند تسجيل المشاركين.
2. الاهتمام بالمشارك فور دخوله صالة التسجيل أمر هام جداً، لذا يلزم وجود أشخاص مهمتهم الترحيب به و الإجابة على تساؤلاته و حل أي مشكلة قد تحصل له.
3. تأكد من:

• وجود اللوحات الإرشادية الموصلة لمكان المؤتمر و أيضاً على قاعات المحاضرات و القاعات المساندة.
• أن اجهزة العرض و الحواسيب المتصلة تعمل بشكل جيد.
• توفر أجهزة حاسب كافية متصلة بالإنترنت و طابعة.
• وجود ما يكفي من مخارج الكهرباء و أنواع القوابس (الفيش) المناسبة  للحواسيب المختلفة.
• توفر حقيبة المؤتمر المتكاملة بكميات أكبر من العدد المتوقع.
• أن تعلن بشكل واضح عن أوقات تحرك الباصات، و الإلتزام الدقيق بذلك.
• توفير المرطبات و الشاي و بعض المأكولات الخفيفة باستمرار (ولو بمقابل مادي في أسوأ الظروف!).
  

 

بعد المؤتمر:

1. أرسل إيميلات الكترونية تشكر فيها المشاركين على حضورهم، و تقدم لهم اعتذاراً عاماً تجاه أي قصور، و أشعرهم برغبة حقيقية في التواصل معهم في مناسبات لاحقة.
2. إن كان لبعضهم طلبات محددة كشهادة بدل فاقد أو استرداد مالي و نحوهما، فبادر إلى تنفيذ ذلك على الفور.
3. أرسل خطابات شكر للمتحدثين الرئيسيين و المتحاورين.
4. أرسل خطابات شكر لكل من ساهم في أعمال المؤتمر، و إن كان هناك مكافآت مالية، فبادر في صرفها لهم.
5. اعمل جلسة تقييم شاملة للمؤتمر يحضرها جميع من شارك في المؤتمر بهدف التعلم من التجربة و تحسينها مستقبلاً و توثيق العمل حتى يستفيد منه القادمون الجدد.

 

التقييم :

يجب ان تتذكر ان تطلب من المشاركين اعطاء تقييمهم للندوة او المؤتمر لدى نهايته. و يجب توزيع استمارات التقييم لدى نهاية كل ندوة او مؤتمر لمعرفة آراء المشاركين و الحضور فيما يلي :

• اسلوب العرض .
• المشرفون
• مستوى التعاون و المشاركة
• اطلب من المشاركين التقدم بمقترحاتهم و استخدم هذه المعلومات عند التخطيط لندوة او مؤتمر آخر.
• يجب ان تتضمن استمارة التقييم اسئلة محددة لأنه في العادة يستمتع المشاركون بالمؤتمرات و الندوات الى حد كبير باعتبارها تغيير عن روتين العمل اليومي و هكذا فانك اذا وجهت السؤال التالي :
• س : ما مدى فائدة هذه الندوة او المؤتمر بالنسبة لك؟ (نرجو وضع دائرة حول اجابة واحدة فقط ) مفيدة/ للغاية مفيدة /غير مفيدة فان معظم المشاركون سيجيبون بانها كانت مفيدة للغاية حتى اذا لم يتعلموا منها كثيرا و لكن سوف تحصل على تققيم افضل اذا جهت اسئلة محددة بدرجة اكبر

تنظيم وتوصيف عمل لجان المؤتمر\ الفعالية :

تشكيل اللجان:

• التحضيرية ( المنظمة): رئيس واعضاء ينبثق عنها اللجان الفرعية.
• العلمية: للمؤتمرات المحكمة والعلمية.
• الفرعية ( التنفيذية): – الفنية – الاستقبال – المعارض – الاعلام –

 

اللجنة التحضيرية:

1. تحديد الزمان والمكان والتأكد من جاهزيتهم.
2. توزيع اللجان الفرعية والمهام.
3. تحديد اسم وشعار المؤتمر.
4. مراجعة العقود وتوقيعها.
5. تحضير البرنامج: الجلسة الافتتاحية وجدول اعمال المؤتمر والجلسات وقائمة موضوعات ومحاور المؤتمر. والبرنامج على هامش المؤتمرز
6. اختيار المتحدثين ومدراء الجلسات واوراق العمل والكلمات الخطابية وعريف الحفل.
7. الاتصال والتنسيق مع المتحدثين.
8. اتخاذ القرارات.
9. تحديد الجمهور المستهدف.
10. تحديد القوائم النهائية للدعوات.

اللجان الفرعية (التنفيذية):

الفنية:

• الاستقبال والترحيب.
• تجهيز المكان بالعلامات الارشادية.
• تجهيز المكان لوجيستيا والتأكد من وجود المواد الخاصة بكل جلسة ومتحدث.
• التسجيل وجمع المعلومات والبيانات.
• الجلوس.
• حجوزات الفنادق والمطاعم وفترات الاستراحة.
• وسائل النقل وترتيبات السفر والاقامة والفيزا.
• المعارض والحفلات.
• الزيارات والرحلات (على هامش المؤتمر).
• تحضير قائمة الادوات اللازمة.
• تحضير الشارات الشخصية والشنط.
• مكتب ديكور( الزهور)

الاعلامية:

1. تحضير الاعلانات ( اعلان للمشاركة باوراق عمل) ( اعلان عن عقد مؤتمر).
2. الاعلان والدعاية.
3. كتابة الاخبار ( نية العقد، الاستعداد،تصريحات صحفية…).
4. عقد مؤتمر صحفي عن نية العقد.
5. دعوة وسائل الاعلام والتنسيق مع الصحفيين والتأكد من حضورهم وتزويدهم بالادوات المطلوبة.

 

المالية:

• وضع ميزانية متوقعة ومراجعتها.

 

تحضير الدعوات:

• كتابة الدعوة وتصميمها من حيث الالوان والحجم واللغة والمحتوى.
• قائمة المدعوين
• قائمة المشاركين
• قائمة العارضين
• قائمة الرعاة
• قائمة المنظمين
• ارسال الدعوات
• التأكد من وصولها
• طرق التأكيد والاعتذار

ž

المطبوعات:

• الكتيبات
• برنامج المؤتمر
• الدعوات
• الاعلانات
• قوائم التسجيل
• الخطابات والكلمات
• الهدايا التذكارية
• شهادات المشاركة والتكريم
• الشنط والاقلام.