؟
تقوم الشركات بإعادة تنظيم فرق العمل وتحديث خطط سلسلة التوريد الخاصة بها كما قامت بعض الشركات بمراجعة استراتيجياتها طويلة المدى. لذا ليس من المستغرب أن إدارة الموارد البشرية و إدارة التواصل الداخلي تواجه صعوبة لمواجهة أزمة كورونا الصحية، حيث يتم حثهم على إيجاد طرق فعالة لإبلاغ موظفيهم حول الفيروس وكيف يؤثر على عملهم اليومي. وأحد أهم أولوياتهم هو تجنب انتشار الخوف والذعر عبر منظمتهم.
أزمة الفيروسات التاجية تغير إستراتيجية الاتصالات الداخلية
ليس أمام الشركات خيار سوى إعادة التفكير في استراتيجيات الاتصال الداخلية الخاصة بها وإليك السبب:
يصبح العمل عن بعد هو القاعدة
تم عزل العديد من المدن والمناطق حول العالم منذ بداية تفشي الفيروس التاجي. لذا لا يوجد خيار للموظفين العاملين في الحجر الصحي سوى العمل عن بعد ويصبح من الصعب على الشركات تشغيل اتصالاتها الداخلية بسلاسة.
كيف يمكنك ، كصاحب عمل ، أن تشارك على الفور المعلومات التي يحتاجها موظفوك لأداء وظائفهم اليومية عندما يكون المئات إن لم يكن الآلاف من موظفيك موجودين في العديد من الأماكن المختلفة؟ كيف تحافظ على إنتاجية عالية في مكان العمل وتعاون الفريق قويًا عندما تكون فرقك مشتتة جغرافيًا؟ وكيف تتعامل مع موظفيك إذا كان معظمهم يعملون عن بعد؟
في ظل “الظروف العادية” ، يأتي العمل عن بعد مع بعض التحديات كما ترى أدناه:
- قد يشعر الموظفون البعيدين بالانفصال
- قد يجدون صعوبة في التواصل مع زملائهم
- قد يكون من الصعب عليهم التركيز بسبب عوامل التشتيت.
موظفوك يريدون توجيهات وإرشادات واضحة ومحددة
الذعر ينتشر بشكل سريع ويدخل إلى مكان العمل، وفي حال عدم إحتواءه قد يشعر الموظفون بالارتباك والخوف والقلق. لديهم بطبيعة الحال الكثير من الأسئلة. “ما الذي يحدث؟” ، “كيف ستؤثر جميع التغييرات بسبب تفشي الفيروس التاجي على عملي؟” ، “إذا كانت القيمة السوقية للشركة تنخفض ، فهل هذا يعني أن الشركة ستعيد تنظيم الفرق ، فهل هذا يعني قد أفقد وظيفتي؟ “
يلعب اتصالك الداخلي دورًا أساسيًا في هذا النوع من المواقف. تحتاج إلى إبلاغ موظفيك والإجابة على أسئلتهم على الفور إذا كنت لا تريد أن يؤدي الذعر إلى أزمة في مكان عملك.
لا يمكنك ترك موظفيك دون معالجة مخاوفهم. وهناك موضوع معين يريد موظفوك أن يعلموا به وهو إجراءات السلامة . يريدون الحصول على إرشادات واضحة ونصائح حول الأمان حتى يتمكنوا من حماية أنفسهم من هذا الوباء. لذا يجب أن تضع في اعتبارك أن الموظفين قد ينشرون الشائعات والمعلومات المظللة من خارج المنظمة وكذلك من خلال مشاركاتهم على وسائل التواصل الاجتماعي والمناقشات التي يجرونها مع أقرانهم.
وهنا يجب إعادة التفكير في اتصالاتك الداخلية لتجنب مثل هذا الموقف.
ما هي أفضل الطرق للتواصل مع موظفيك خلال أزمة فيروس كورونا؟
نشارك أدناه 5 من أفضل ممارسات الاتصال الداخلي التي يمكنك تنفيذها بالفعل الآن لإبلاغ موظفيك والتفاعل معهم بشكل فعال أثناء تفشي فيروسات التاجية:
1. أبلغ موظفيك في الوقت المحدد
- يجب تحويل استراتيجية الاتصال الداخلي الحالية إلى اتصالات في الوقت الفعلي.
- ولكن لا يمكنك القيام بذلك عن طريق تعليق الملصقات في مكتبك أو مشاركة الكتيبات (تذكر أن جزءًا من القوى العاملة لديك قد يعمل عن بُعد) وإرسال الرسائل الإخبارية أو مشاركة التحديثات من خلال إنترانت قد لا يعمل أيضًا!
- في الواقع ، يستخدم 13٪ فقط من الموظفين شبكات الإنترانت الخاصة بشركاتهم ويتجاهل 2 من كل 3 موظفين رسائل البريد الإلكتروني من أصحاب العمل.
- في أوقات الأزمات مثل تفشي الفيروس التاجي ، تحتاج إلى إخطار موظفيك على الفور بأي تغييرات تطلقها وأي أخبار تجارية تتعلق بالوباء. لهذا السبب تحتاج إلى تسهيل حصول موظفيك على المعلومات التي يحتاجون إليها (وسريعة) قدر الإمكان.
- لذا تأكد من أن منصة التواصل مع الموظفين تسمح لك بإبلاغ موظفيك على الفور بأي تغييرات أو اضطرابات ، على سبيل المثال على هواتفهم المحمولة
2. مشاركة التحديثات الصحيحة مع الموظفين المناسبين
- بشكل أساسي ، يعد تقسيم المحتوى هو المفتاح عندما يتعلق الأمر ببناء تواصل داخلي فعال.
- عليك أن تأخذ في الاعتبار اللغات التي يتحدثها موظفوك وكذلك موقعهم ودورهم داخل المؤسسة حتى تتمكن من مشاركة المحتوى الذي يتردد صداهم معهم. بشكل أساسي ، كل شيء يتعلق بمشاركة المعلومات الصحيحة مع الموظفين المناسبين
- لتجنب تصاعد الذعر في مؤسستك ، ستحتاج إلى التأكد من مشاركة المعلومات التي يحتاجونها مع موظفيك، وللقيام بذلك ، يمكنك استخدام النظام الأساسي لاتصالات الموظفين لتقسيم المحتوى الخاص بك بناءً على المواقع والفرق ووحدات الأعمال حتى لا يتلقى موظفوك سوى المعلومات التي يحتاجونها ، ولا شيء آخر.
- يمكنك بالطبع مشاركة الأخبار على مستوى الشركة مع الموظفين بأكملهم ، ولكن تأكد من أن لديك أيضًا محتوى محلي تشاركه مع الأشخاص المناسبين.
3. استخدم تنسيقات المحتوى التي يحبها الموظفون
- يعد ما إذا كان موظفوك يقرؤون المحتوى الخاص بك ويتفاعلون معه أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملك ، ولكنه أكثر أهمية في أوقات الأزمات.
- تذكر أن 2 من كل 3 موظفين يتجاهلون رسائل البريد الإلكتروني من أصحاب عملهم. أحد الأسباب الرئيسية لتجاهل الموظفين للرسائل الواردة من أرباب عملهم هو أنهم لا يشاركون محتوى قوي بما يكفي لجذب انتباه الموظفين.
- إن موظفيك غير مهتمين بقراءة الرسائل الإخبارية العامة والبريد الإلكتروني. ودعونا نكون صادقين ، فربما لا يكون لديهم الوقت لقراءة أدلة الأمان الطويلة ، وقد يكونون مستائين من الإنترانت القديمة!
- عندما يتعلق الأمر بأزمة الفيروسات التاجية ، فأنت بحاجة إلى موظفيك لقراءة نصائح الأمان الخاصة بك بعناية وأي تحديثات تتعلق بعملهم اليومي.
- تأكد من استخدام تنسيقات المحتوى المفضلة لموظفيك عند التواصل معهم ، سواء كانت مقاطع فيديو قصيرة أو رسوم بيانية أو مشاركات قصيرة ،
- تأكد من أنك تتواصل مع موظفيك من خلال قنوات الاتصال المفضلة لديهم ، سواء كانت تطبيقات الجوال ، سطح المكتب أو رسائل البريد الإلكتروني أو خلاصات إنترانت.
- دع موظفيك يقررون قنوات الاتصال التي يشعرون براحة أكبر معها حتى تتمكن من الوصول إليهم والتفاعل معهم بنجاح!
4. اجعل من السهل على موظفيك طرح الأسئلة
- كما ذكرنا سابقًا ، لدى موظفيك الكثير من الأسئلة حول تأثيرات تفشي الفيروس التاجي على عملهم ، والهيكل الداخلي للشركة ، وإيرادات المبيعات أيضًا ، لذا تحتاج إلى إيجاد طريقة سهلة لجمع ومعالجة الأسئلة التي قد يكون لدى موظفيك.
- واحدة من أفضل الطرق للقيام بذلك هي باستخدام تطبيق اتصالات الموظفين الخاص بك كمنصة حيث يمكن لموظفيك الرد على التحديثات التي تشاركها داخليًا عن طريق طرح الأسئلة ومشاركة المخاوف التي قد تكون لديهم.
- على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قنوات مخصصة حصريًا للمواضيع التي تدور حول تفشي الفيروس التاجي ، على سبيل المثال “Coronavirus – Breaking news” و “Coronavirus & chain chain” و “Coronavirus & safety إجراءات” و “Coronavirus والتنظيم الداخلي” … العديد من القنوات التي تشعر أنها ضرورية لإبلاغ موظفيك بشكل فعال والسماح لهم بطرح أسئلتهم.
- ستعتمد الطريقة التي ستستخدم بها منصة اتصال الموظفين الخاصة بك لجمع أسئلة موظفيك والإجابة عليها على مدى تعقيد الهيكل الداخلي لمؤسستك.
5. فكر في ما تعلمته من خطة الاتصال الداخلية الخاصة بك
- كيف يمكنك التأكد من أن اتصالك الداخلي فعال إذا لم تتبعه؟ كيف تعرف التغييرات التي تحتاج إلى تنفيذها ، سواء من حيث أنواع المحتوى أو الرسائل ، إذا لم يكن لديك طريقة لمقارنة أداء المحتوى الذي تشاركه داخليًا؟ إن قياس التواصل الداخلي دائمًا أمرًا ضروريًا عندما يتعلق الأمر ببناء عمل ناجح ، ولكنه أصبح أكثر أهمية اليوم مع أزمة (كورونا) COVID-19.
- يجب أن تكون قادرًا على معرفة ما إذا كان موظفوك يقرؤون المحتوى والتحديثات الخاصة بك ، وما هو المحتوى الذي يولد أكبر عدد من القراءات والأسئلة .هذه هي الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها التأكد من أن موظفيك يعرفون إجراءات السلامة التي شاركتها معهم وكيف يتم تحديث الاستراتيجيات المطبقة لمعالجة فيروسات التاجية في الوقت الفعلي.
- يعد قياس وتحليل أداء التواصل الداخلي أثناء تفشي الفيروس التاجي (كورونا) طريقة رائعة للعثور على التغييرات التي تحتاج إلى إجرائها لتوضيح استراتيجية التواصل الداخلي الخاصة بك في المرة القادمة التي تواجه فيها الشركة أزمة ، سواء كانت تقنية أو مالية أو طبيعية أو أزمة سمعة.
عندما يتعلق الأمر بإدارة الأزمات ، فأنت بحاجة إلى الأمل في الأفضل ولكن الاستعداد للأسوأ. على الرغم من أن فرق العمل تعمل بجد لتجنب أي حالات حرجة ، إلا أن بعض الأزمات تخرج عن نطاق السيطرة ، وعليك الاستعداد لها.