يعرف التواصل الداخلي بأنه مجموعة المبادئ والقيم والتطبيقات التي تهدف لتنظيم عملية الاتصال والتواصل داخل المنظمة، وتعزيز القيم والسلوكيات الإيجابية من أجل تحسين فعالية الفرد والمجموعة داخل المنظمة، وفهمهم لمعنى وأهمية وجودهم فيها.
استراتيجية التواصل الداخلي
لهذا من المهم أن نتعرف على الأساليب والنصائح التي تساعدنا على نشر ثقافة الاتصال الداخلي للشركة أو المنظمة، ولتفعيلها بشكل صحيح، يجب أن نبدأ باستراتيجية تواصل داخلي و الأهداف التي نريد تحقيقها ، حيث يجب أن نسأل الموظفين عن النقاط التي يجب معالجتها من خلال عملية التواصل الداخلي، ، كما يجب أن تكون الإدارة العليا للمنظمة جزء لا يتجزأ من عملية بناء هذه الاستراتيجية كمثال:
- هل نريد أن يشعر الموظفون بمزيد من المشاركة بما يجري في الشركة؟ الاستمرار في تقديم أحدث المعلومات إليهم هو أمر جوهري
- هل نرغب في التركيز على خلق نوع من الشعور بأننا أسرة واحدة كبيرة؟ توفير مناخ رائع للعمل يشعرون فيه بالراحة هو أمر أساسي.
- نرغب في إبلاغ الموظفين بالمكان الذي يمكنهم فيه الوصول إلى معلومات معينة؟ من المهم أن تحديد القنوات الأفضل للتواصل، وبما يتوافق مع احتياجات المؤسسة أو الشركة
والهدف العام من الاستراتيجية هو بناء ثقافة راسخة وقوية، متناغمة، متلائمة، ومحددة بوضوح، يعرفها جميع العاملين في الشركة، ويطبقها الجميع لضمان حدوث الاتصال الداخلي للشركة بفعالية و ومن المعروف أنه من أكثر الدلائل على عشق العاملين لشركتهم وعملهم المتناسق والمنظم، وتواصلهم الفعال، هو أن يقوم العاملون أنفسهم بالترويج لشركتهم ودعوة جميع أصدقائهم واستقطاب المواهب لشركتهم ليعملوا فيها أيضاً! ?
كيف تخطط لمحتوى التواصل الداخلي الخاص بك
سنشرح كيفية تنظيم وتخطيط اتصالاتك الداخلية من أجل تحسين كمية ونوعية وتأثير الأخبار والقصص ومقاطع الفيديو الخاصة بأحداث ومناسبات الشركة. أن تقويم المحتوى الرائع هو المفتاح لأي محترفي اتصالات. سواءً كان التواصل الخارجي أو مشاركة الموظفين الداخليين أو الإعلان عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، فستضيع بسرعة دون الهيكل التحريري المناسب.
ما هو تقويم المحتوى الداخلي؟
تقويم محتوى الداخلي هو جدول بيانات يساعدك على تنظيم وتخطيط وقت وكيفية ظهور المحتوى الخاص بك. إنه تمثيل مرئي لكيفية عمل عملية المحتوى الخاصة بك. عندما يتعلق الأمر بإنشاء قالب تقويم المحتوى ، فإن الأمر كله يتعلق بالبنية و تخصيصها لمؤسستك والموارد المتاحة. يمكنك دائمًا إضافة أو تحرير العناصر لتناسب مؤسستك واستراتيجية المحتوى، لأنه سيكون لديك مجموعة من أصحاب المصلحة والموضوعات المختلفة والمناسبات المتنوعة، لذا اجلس وراجع ما يهمك حقًا. لا يوجد سبب لجعل تقويم المحتوى شامل ومفصل من اللازم فالهدف منه هو:
- تبسيط سير العمل الخاص بك من خلال تخطيط المواعيد النهائية مقدما.
- تعاون بشكل أفضل بين فريقك والقيادة والإدارات المختلفة.
- كسب الاحترام لعملياتك ، دورك ، والجداول الزمنية الخاصة بك.
بناء تقويم المحتوى الداخلي
الخطوة 1 – إضافة التواريخ التي لن تتغير
اللحاق بالإدارات الداخلية والرئيس التنفيذي لمعرفة التواريخ التي لن تتحرك. وتشمل هذه:
- الإجازات (قانونية وغير ذلك)
- المؤتمرات
- أحداث الشركة السنوية
- المسوحات السنوية / التقارير
- الأحداث الفصلية
وتأكد من إعطاء نفسك مساحة كبيرة للتنفس – من الأفضل أن تبالغ في تقدير المدة التي سيستغرقها شيء ما بدلاً من القليل. حدد المدة التي تستغرقها عادة للحصول على موافقة على هذه التواريخ ، وجدولة ذلك أيضًا.
الخطوة 2 – إضافة أحداث أخرى ، وحملات ، وإطلاق
التواصل مع رؤساء الأقسام وأصحاب المصلحة والموارد البشرية وفريق التسويق حول الحملات والأحداث وعمليات الإطلاق التي يخططون لها.
اسأل عن تواريخ مؤقتة إذا لم يكن لديهم أي شيء مؤكد. هذا سيساعدك على البقاء في صدارة عمليات الإتصال التي قد تُسحب عليها مسبقًا. يمنحك القدرة على تذكيرهم مسبقًا أنك بحاجة إلى محتوى أو تواريخ أو تفاصيلهم ، بدلاً من أن يتم سحبك في اللحظة الأخيرة.
من المفيد إضافة تذكير ربع سنوي إلى التقويم الخاص بك للمس القاعدة وتذكير مختلف المساهمين بتأكيد تلك التواريخ ووقت وصولك. رمي هذا التذكير في التقويم الخاص بك أيضا.
الخطوة 3 – إضافة الأحداث المتكررة / سلسلة
- النشرات الإخبارية
- تصريحات الرئيس التنفيذي
- الاجتماعات الدورية
هل لديك نشرة شهرية؟ كلمة الرئيس التنفيذي الفصلية؟ ضع المواعيد النهائية للتذكير والمحتوى واليوم الذي تحتاج فيه جميع الرسائل إلى الخروج إلى التقويم الخاص بك.
الخطوة 4 – مراجعة
هذا هو الوقت المناسب للنظر في ما لديك جدول زمني ونقل الأحداث ، إذا لزم الأمر. الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في وقت معين من الشهر؟ معرفة ما إذا كان يمكنك نقل بعض التواريخ حتى لا تكون مزعجة للموظفين. تأكد أيضًا من أنك قمت بإضافة رسائل تذكير إلى نفسك لتذكير الآخرين بالمواعيد النهائية وتأكيد التواريخ. تأكد من منحك وقتًا كافيًا لجمع المحتوى وكتابة وتصميم الاتصال والحصول على الموافقة قبل إرساله. أنت تتحكم في التقويم (بالنسبة للجزء الأكبر) ، لذلك تحمل المسؤولية وامنح نفسك مساحة كبيرة.
قد تتغير التواريخ ، وسوف ينسى الناس أن يربطوك ، وستظهر الأمور ، ولكن وجود كل ما سيوفر لك فرصة لتحريك الأشياء وتكون أكثر مرونة عندما تضطر إلى ذلك.
المزيد من التخطيط = أقل رعب / إجهاد.
الخطوة 5 – شاركه!
إجعل على المديرين وأعضاء القيادة الآخرين والمتعاونين الآخرين على علم بالمستجدات من خلال مشاركة التقويم. إن أمكن ، حد من قدرتها على التعديل. امنحهم ملخصًا سريعًا عما يبدو عليه ، واطلب منهم أن يعملوا على تواريخ ومواعيد نهائية مهمة قمت بتعيينها لهم في التقويمات الخاصة بهم.
إذا لم تكن شفافًا بشأن عمليتك ، فقد يكون من الصعب على الناس تذكرها واحترامها.
الآن بعد أن إنتهيت ، يمكنك الاستمرار في تبسيط سير عملك ، ومعرفة المدة التي تستغرقها الأمور ، والتكيف وفقًا لجعل عملك وحياتك أسهل ، ورؤية نتائج أفضل.
هل تحتاج لمساعدة في بناء تقويم التواصل الداخلي؟ حمّل قالب تقويم التواصل الداخلي لعام 2020
